El Sistema de Gestión de Clubes rotarios (en adelante, «Polaris» o «plataforma») es una iniciativa de:
Media Association of Rotary Switzerland-Liechtenstein (en adelante, «MAR»)
c/o Juris Treuhand AGIndustriestrasse 476304 ZugSUIZA+41 (0)43 299 66 25info@rotary.ch
1 Disposiciones generales y definiciones
En las presentes Condiciones generales, los siguientes términos hacen referencia a:
«Rotary International»: organización central de Rotary que ofrece apoyo logístico y estructural a las divisiones nacionales;
«Rotary»: organizaciones rotarias del distrito que utilizan Polaris (en adelante, «Rotary» y «Nosotros»);
«Usuario»: cualquier miembro (incluidos en su caso, los aspirantes a socios u otros invitados no rotarios) de un club o distrito rotario inscrito en la plataforma Polaris y al que, por tanto, se le concede el derecho de uso;
«Política de privacidad»: documento disponible en nuestro sitio web que contiene toda la información sobre sus datos personales y el uso que Rotary hace de los mismos.
El uso de nuestros servicios se rige en todo momento por los derechos y obligaciones estipulados en las presentes Condiciones generales (en adelante, las «Condiciones»). La referencia a estas Condiciones implica implícitamente la referencia a la Política de privacidad. No se permite ninguna derogación de estas Condiciones. Estas Condiciones solo podrán derogarse si así se acuerda mutuamente y dichas modificaciones se registran por escrito. Estas disposiciones específicas solo son aplicables a la parte a la que derogan. El resto de disposiciones de las presentes Condiciones continuarán siendo aplicables.
Las presentes Condiciones son aplicables tanto a Rotary como a los Usuarios. Se le considera Usuario desde el momento en que utiliza el servicio, independientemente de si se ha registrado o no con anterioridad. Por el mero hecho de utilizar el servicio, se presume que reconoce y acepta expresamente la aplicación definitiva y exclusiva de las presentes Condiciones. Por lo tanto, asegúrese de haberlas leído y comprendido debidamente.
Rotary se reserva el derecho a modificar las presentes Condiciones en cualquier momento si así lo considera oportuno. Siempre informará debidamente al Usuario acerca de los cambios introducidos.
2 Objetivos de Polaris
Con Polaris, Rotary desea implementar un sistema que permita informatizar la gestión de los socios de los clubes y distritos rotarios e intensificar la información de los socios. MAR es la entidad responsable de desarrollar y operar esta plataforma.
Polaris desempeña un papel esencial en la organización de los clubes y distritos gracias a las diferentes funcionalidades que ofrece, como, por ejemplo, un calendario de eventos, un sistema de gestión de reuniones, un sistema de gestión de documentos para los informes de las asambleas, etc. Polaris ofrece pues un Sistema de Gestión de Contenidos (CMS, por sus siglas en inglés), una especie de espacio de trabajo virtual que permite a los usuarios añadir, editar, o incluso, eliminar contenido.
Asimismo, Polaris también actúa de enlace entre los clubes y los distritos locales, por un lado, y la organización nacional de Rotary, por otro. La plataforma permite gestionar el directorio de socios, al que pueden acceder los miembros autorizados, como los socios de Rotary. Este directorio garantiza una comunicación eficaz entre los socios, así como entre los socios y sus clubes, distritos u organizaciones rotarias nacionales. Encontrará toda la información relativa a la recopilación de sus datos personales en nuestra Política de privacidad.
Este directorio de socios también permite a Rotary desarrollar su actividad con mayor eficacia. Rotary utilizará la plataforma para divulgar comunicaciones de carácter general y el Directorio. Rotary no se limitará a las operaciones mencionadas, si bien solo utilizará la base de datos para llevar a cabo las tareas asignadas.
Por último, Polaris actuará de enlace entre los clubes y los distritos locales, por una parte, y Rotary International, por otra. La afiliación de un club a Rotary International implica el intercambio de datos con el mismo.
Rotary podrá adaptar y complementar los objetivos y funcionalidades de Polaris en cualquier momento si así lo considera oportuno.
3 Acceso y derecho de uso de Polaris
3.1 Acceso y registro
El acceso a la plataforma Polaris está parcialmente abierto a todos los Usuarios. Sin embargo, por ejemplo, el inicio de sesión para acceder al área de miembros está restringido a los usuarios registrados. En principio, todos los socios de un club rotario pueden registrarse en Polaris.
El registro en la plataforma implica la creación de un perfil de usuario único y personalizado. Cada club rotario designa a una persona responsable del acceso y registro de sus miembros en Polaris. Esta persona es la responsable de asignar los datos necesarios para iniciar sesión, es decir, el nombre de usuario, la dirección de correo electrónico y la contraseña de usuario.
A cada usuario registrado se le otorga un derecho no exclusivo e intransferible para utilizar la plataforma de acuerdo con las presentes Condiciones.
En general, este derecho de uso es válido mientras el usuario sea miembro de Rotary.
El derecho a utilizar la plataforma finaliza automáticamente cuando el usuario deja de ser miembro de un club rotario. Este derecho también podrá retirarse de forma temporal o permanente en cualquier momento, aun cuando se sea miembro de un club rotario, si el Usuario infringe las presentes Condiciones, otras condiciones previstas expresamente, de la legislación vigente y/o a pesar de la buena fe que se espera de todo Usuario. El acceso a la plataforma podrá bloquearse sin previo aviso. Por último, Rotary podrá decidir de forma unilateral y en cualquier momento interrumpir temporalmente el acceso a Polaris, en su totalidad o de forma parcial, si ello fuera necesario para garantizar el funcionamiento correcto y la seguridad de Polaris. Esta interrupción no da derecho al usuario a reclamar ningún tipo de indemnización.
Todos los perfiles de Usuario son siempre estrictamente personales y confidenciales. No está permitido utilizar o compartir el perfil de usuario de otro usuario. Un usuario no puede ceder su perfil a un tercero. Asimismo, todos los Usuarios están obligados a mantener la confidencialidad de su Perfil de usuario, por ejemplo, eligiendo una contraseña. Se recomienda a los Usuarios que adopten todas las precauciones necesarias para garantizar que sus datos de acceso no sean o puedan ser revelados a terceros. Si el Usuario tiene conocimiento de que se ha producido una violación de la confidencialidad de su perfil, deberá notificárselo a Rotary a fin de poder adoptar las medidas necesarias.
Otorgamos una gran importancia a la capacidad de discernimiento de nuestros Usuarios, especialmente de nuestros Usuarios menores de edad. Por ello, consideramos que deben tener quince (15) años como mínimo para poder utilizar la plataforma.
3.2 Perfil del usuario
El principal requisito para utilizar la plataforma es la creación previa de un perfil de usuario. Este perfil contiene esencialmente toda la información necesaria sobre el usuario, si bien puede ser completado posteriormente por Rotary, por el propio usuario o por terceros. Consulte nuestra Política de privacidad para obtener información sobre el tratamiento de datos personales.
El Usuario reconoce y declara que Polaris aplica una visibilidad básica de su Perfil de usuario e información adicional frente a otros Usuarios. El propio Usuario es el responsable de cualquier adición, modificación, corrección o supresión etc. de sus datos. Toda adición de contenido a la plataforma será por cuenta y riesgo del Usuario. Cada usuario es responsable de los datos registrados sobre él en la plataforma, en particular en lo que respecta a la integridad, exactitud e idoneidad de la información publicada. Rotary no está obligado a verificar la exactitud de dicha información.
El Usuario dispone pues de todos los medios necesarios para realizar los cambios necesarios a fin de evitar la difusión de datos. En caso que ello resulte insuficiente, el Usuario también puede restringir parcialmente el acceso a sus datos modificando la configuración de privacidad. Rotary también ha adoptado las medidas necesarias para restringir, en caso necesario, el acceso a determinadas páginas de la plataforma a los Usuarios pertinentes.
En conclusión, el Usuario es el único responsable del contenido publicado en la plataforma, incluyendo la integridad, exactitud y mantenimiento de los datos. No obstante, Rotary se reserva el derecho a eliminar de la plataforma contenidos inapropiados a su entera discreción y, en este sentido, aplica un amplio poder discrecional teniendo en cuenta los objetivos de Polaris. Si un Usuario permite expresamente a otros Usuarios acceder a la totalidad del contenido de su perfil, Rotary no será responsable de las acciones que lleven a cabo dichos Usuarios.
4 Responsabilidad del usuario
Todos los Usuarios se comprometen a utilizar Polaris únicamente en el marco de los objetivos de esta plataforma, tal y como se establece en las presentes Condiciones. El Usuario se compromete asimismo a utilizar el derecho que se le concede únicamente de buena fe. En consecuencia, no podrá utilizar su Perfil de usuario para actos ilícitos, incluida la comisión de delitos.
Los usuarios deben abstenerse de realizar cualquier acción que pueda obstaculizar el acceso a la plataforma o comprometer la fiabilidad y seguridad de la misma. El Usuario se compromete asimismo a no realizar ninguna acción que pueda sobrecargar la infraestructura de la plataforma de Polaris.
El usuario es el único responsable de cualquier virus o archivo dañino que importe a la plataforma Polaris. Toda infracción en este respecto deberá comunicarse a Rotary.
Cada Usuario es personalmente responsable del contenido que publique en Polaris. En consecuencia, el Usuario debe velar porque dicho contenido no antente contra el orden público, la moral, la legislación vigente o los derechos de terceros u otros usuarios, las “normas propias de una conducta normal” y no constituya una violación de los derechos de propiedad intelectual de terceros. Entre las normas de conducta normales se incluye no mantener un comportamiento engañoso, malintencionado o discriminatorio. Rotary no está obligado a verificar a priori esta información.
Los Usuarios también están obligados a respetar los derechos de los demás Usuarios. Ningún Usuario podrá recopilar contenido o información de otros Usuarios de forma sistemática o a gran escala. Todos los Usuarios deben abstenerse de publicar publicidad no autorizada o marketing ilegal o no autorizado en Polaris.
Asimismo, los Usuarios deben abstenerse de realizar cualquier acción que infrinja estas Condiciones o el principio de buena fe de la plataforma Polaris. Rotary no asumirá en ningún caso ningún tipo de responsabilidad derivada de dichos actos ni de los daños y perjuicios que los mismos pudieran causar a terceros u otros Usuarios.
Toda conducta inapropiada dará lugar a sanciones contra el Usuario. Rotary se reserva la amplia discreción de adoptar las medidas oportunas, incluyendo el derecho a cancelar inmediatamente el derecho del Usuario a utilizar la plataforma sin previo aviso. Asimismo, Rotary también podrá emprender las acciones extra(judiciales) que considere oportunas para reclamar una indemnización por los daños y perjuicios sufridos.
5 Responsabilidad de Rotary
Rotary se compromete a adoptar todas las medidas técnicas y legales necesarias para garantizar el buen funcionamiento y la seguridad de la plataforma. Rotary mantiene una actitud realista respecto a su plataforma, y por la presente declara expresamente que su responsabilidad no puede ser cuestionada en los siguientes casos. La plataforma Polaris se proporciona “tal cual·. Todos los usuarios comprenden que la utilizan por su cuenta y riesgo.
Por consiguiente, Rotary no puede garantizar que la plataforma sea accesible en todo momento o que no se produzcan interrupciones o fallos de funcionamiento. En tales casos, Rotary intentará resolver el problema lo antes posible. Por lo tanto, Rotary no se hace responsable de los daños directos o indirectos debidos a interrupciones o fallos de funcionamiento.
Rotary tampoco asumirá ningún tipo de responsabilidad derivada de las acciones llevadas a cabo por los Usuarios y terceros, constituyan o no un uso ilegal o indebido de la plataforma. A pesar de adoptar todas las medidas preventivas razonables, no puede excluirse la posibilidad de que los datos de los Usuarios puedan ser objeto de pérdida, robo, acceso no autorizado, alteración no autorizada o cualquier otra acción perjudicial. Rotary no se hace responsable de los mismos.
La plataforma puede contener enlaces a sitios web de terceros. Estos sitios son totalmente independientes de Polaris y su mención no implica que Rotary los recomiende o apruebe. Dado que Rotary no tiene control alguno sobre el contenido o la tecnología de dichos sitios web, no se hace responsable de los daños y perjuicios que pudieran derivarse del uso de estos dichos externos.
Rotary no asumirá asimismo ninguna responsabilidad en relación al contenido que los Usuarios suban/publiquen en Polaris.
6 Precio
MAR cobrará a los distintos distritos una cuota por hacer uso de la plataforma en función del número de clubes que integren, a razón de un paquete por club y año, desde Suiza.
La forma en la que los distritos cobran este servicio a los clubes o miembros difiere de un caso a otro.
Actualmente, el pago se realiza por transferencia bancaria, si bien en el futuro podrá realizarse a través del sitio web de Polaris.
7 Derechos de propiedad intelectual
Polaris contiene datos y archivos de Rotary, Usuarios y terceros que están protegidos por la legislación vigente en materia de propiedad intelectual. Estos derechos incluyen los derechos de autor, las marcas comerciales, los derechos sobre los diseños, la legislación sobre bases de datos, así como cualquier otro derecho de propiedad intelectual.
El uso de Polaris no implica una cesión de los derechos de propiedad intelectual al Usuario. El uso de los datos y archivos protegidos se limita a la finalidad general de Polaris descrita en las presentes Condiciones.
El Usuario que añada contenido a Polaris declara expresamente que dispone de los derechos de propiedad intelectual o la autorización necesarios. Al mismo tiempo, el Usuario autoriza a Rotary a utilizar cualquier contenido sujeto a derechos de propiedad intelectual en Polaris bajo una licencia mundial, no exclusiva, transferible y libre de derechos de autor.
Esta licencia no vence automáticamente al expirar el derecho individual de uso, lo que implica que, en principio Rotary y los Usuarios podrán continuar accediendo al contenido publicado. Rotary se compromete a rescindir esta licencia previa solicitud formulada a nivel personal por escrito por cualquier antiguo Usuario de Polaris. Este compromiso implica la eliminación de dicho contenido, el cual dejará de ser visible para el resto de Usuarios.
Los Usuarios deberán abstenerse de infringir estos derechos de propiedad intelectual, salvo que se haya concedido una autorización específica. En todo caso, el Usuario deberá dejar intactas las menciones y/o notificaciones relativas a los derechos en materia de propiedad intelectual.
8 Privacidad y tratamiento de los datos personales
8.1 Generalidades
Rotary recopila y trata los datos personales facilitados por el Usuario. Rotary garantiza a sus Usuarios que otorga una gran importancia a la protección de su intimidad y datos personales, sensibles o no, por lo que siempre mantendrá una comunicación clara y transparente al respecto. Rotary se compromete asimismo a cumplir la legislación aplicable, en especial, el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). Encontrará más información sobre el tratamiento de sus datos personales en nuestra Política de privacidad.
Rotary tratará los datos personales mientras sea necesario para ofrecerle este servicio. A partir del momento en que el Usuario decida dejar de utilizar este servicio, Rotary deberá dejar de procesar todos los datos personales salvo que sea necesario para eliminar o devolver los datos al Usuario.
Siempre que sea posible, Rotary asistirá al Usuario en relación al cumplimiento de su obligación de atender a las solicitudes de ejercicio de los derechos de los interesados: derecho de acceso, rectificación, eliminación y oposición, derecho a la limitación del tratamiento, a la portabilidad de los datos, y a no ser objeto de una decisión individual automatizada (incluida la elaboración de perfiles). Rotary International (RI) conserva determinados datos de los miembros fallecidos o que se dan de baja de Rotary, como, por ejemplo, su nombre, apellidos, fecha de nacimiento, etc., como información de los socios.
Rotary está autorizado a realizar una o diversas copias y/o copias de seguridad de los datos personales. Estas copias de los datos personales gozan de la misma protección que los datos personales originales.
Rotary registra las actividades de tratamiento realizadas. Este registro podrá realizarse en formato electrónico. Debe contener toda la información indicada en el Artículo 30.2 del Reglamento General de Protección de Datos.
Rotary garantiza que su personal podrá acceder de forma limitada a los datos personales, únicamente en la medida en que dicho acceso sea necesario para garantizar la ejecución del servicio. Asimismo, el personal de Rotary está sujeto a la obligación de mantener la confidencialidad en relación al tratamiento de los datos personales. Rotary se compromete a informar debidamente a su personal sobre la legislación en materia de privacidad y las disposiciones contractuales.
8.2 Confidencialidad
En virtud del Reglamento General de Protección de Datos, Rotary tiene la obligación de garantizar la confidencialidad de los datos personales recopilados y tratados en relación con este servicio. Esta obligación de confidencialidad es aplicable tanto al personal de Rotary como a los futuros subencargados y al personal de los mismos.
Esta obligación de confidencialidad entra en vigor tan pronto como Rotary realiza el almacenamiento de las copias de seguridad de los datos de los Usuarios.
Esta obligación de confidencialidad no será aplicable en aquellos casos en que Rotary deba revelar datos personales a la autoridad supervisora, en virtud de una disposición legal o una decisión judicial, cuando la información ya sea de dominio público o cuando el Usuario haya autorizado la comunicación de los datos personales.
8.3 Medidas de seguridad
En virtud del Reglamento General de Protección de Datos, Rotary se compromete a aplicar las medidas técnicas y organizativas necesarias (en adelante, “las medidas de seguridad”) para proteger los datos personales contra su destrucción, ya sea accidental o ilícita, la pérdida, el fraude, la difusión o el acceso no autorizado, o contra cualquier otra forma de tratamiento o utilización ilícitos.
Estas medidas de seguridad garantizan un nivel de seguridad adaptado al riesgo asociado al tratamiento. A fin de determinar las medidas de seguridad adecuadas, las Partes tendrán en cuenta los últimos avances técnicos, los costes de implementación y la naturaleza, el alcance, el contexto y la finalidad del tratamiento, así como los riesgos para los derechos y libertades de las personas afectadas.
Rotary hace todo lo posible para garantizar que sus sistemas y servicios de tratamiento de datos cumplan los requisitos de confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de forma permanente, teniendo en cuenta la tecnología de vanguardia y los costes de implementación de la misma.
8.4 Notificación de una violación de la seguridad de los datos
En virtud del RGPD, Rotary notificará al Usuario cualquier violación de la seguridad de los datos personales que haya tenido lugar lo antes posible y, a más tardar, en un plazo de 24 horas de tener constancia de la misma. Esta notificación incluirá toda la documentación que pueda resultar de utilidad para que el Usuario pueda, en su caso, notificar la violación de datos a la autoridad de protección de datos y/o a las personas interesadas. Rotary deberá comunicar al Usuario la siguiente información: la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos, las categorías y el número aproximado de personas implicadas, las categorías y el número aproximado de datos personales afectados, las consecuencias probables de la violación de la seguridad los datos y las medias adoptadas para resolver esta incidencia o reducir sus posibles consecuencias negativas.
Si el Usuario así lo solicita, Rotary notificará la violación de la seguridad de los datos en nombre y representación del Usuario a la autoridad supervisora lo antes posible y, si es posible, en un plazo máximo de 72 horas después de constatar la violación de datos, a menos que esta no suponga un riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas.
Si el Usuario así lo solicita, Rotary notificará la violación de la seguridad de los datos en nombre y en representación del Usuario a las personas afectadas lo antes posible, siempre que dicha violación suponga un riesgo elevado para los derechos y libertades de las personas físicas.
La decisión de informar o no a la autoridad de protección de datos y/o a las personas implicadas corresponde al Usuario.
8.5 Subencargados del tratamiento de datos
Rotary debe garantizar que el subencargado del tratamiento de los datos ofrezca las mismas garantías en cuanto a la aplicación de las medidas técnicas y organizativas adecuadas, de modo que el tratamiento cumpla los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos, incluido el artículo 32 del RGPD.
9 Fuerza mayor
En caso de fuerza mayor, Rotary no estará obligada a respetar sus compromisos con otras partes, incluidos los Usuarios. Por fuerza mayor se entenderá toda situación ajena a la voluntad de Rotary que impida el cumplimento de todos o algunos de sus compromisos en el futuro. Esta derogación del cumplimiento de los compromisos de Rotary solo es válida durante el período de fuerza mayor.
10 Legislación aplicable y jurisdicción competente
Las presentes Condiciones generales se rigen exclusivamente por la legislación europea, siendo <país> el país de referencia. Cualquier litigio derivado de las obligaciones contractuales o extracontractuales de las presentes Condiciones generales se someterá a los tribunales del cantón de Zúrich (Suiza).
Polaris TC-SP-ES-1.1 - January 2023
